零成本、无门槛的个人管理方案：8 年产品经理的心得

写了两篇关于消费的文章，这次回归产品经理主业，聊聊个人管理。

做好个人管理和做好产品经理这两件事在我看来是相辅相成的。首先，我们身边的大部分人都是毕业就开始打工（甚至还没毕业已经在打工了），大部分的时间都花在了工作上，一方面是为了生存，通过劳动我们会获得报酬，另一方面也可以说是实现自我价值或者其他你觉得重要的点。总之我们的生活方式以及整个人都在不知不觉间被工作塑造了。

以我自己为例，产品经理这个岗位的其中一项职能是项目管理，虽然有的公司会细分出「项目经理」岗，但大部分中小型公司的产品都在兼任或曾经兼任过项目经理。所以在产品经理工作中，我逐渐养成了项目管理的思维模式：使项目能够在有限资源限定条件下，实现或超过设定的需求和期望的过程，而个人管理是我们每个人最独一无二的项目。

百度百科：在个人管理中，个体既是管理者，也是被管理者。

背景

一开始我的个人管理诉求源于我对现实生活的不满，毕业后我留在家乡工作，住在家里。因为无法随时所欲地生活，就十分想拥有自己的住所，然后我制定了一个 3 年买房计划。可当时的我不知道个人管理怎么做，更没有认清现实，只是内心有一个很想实现的目标，其他全凭感觉，每天的日子还是过得浑浑噩噩，不仅没有缩短跟目标之间的距离，还在走弯路。

工作中的管理实践

所幸我的工作是自己喜欢的，因为能接触到更多的信息，并不断学习新东西。我需要每天在工作前明确当前是项目的什么阶段，写下今天要完成什么任务，要跟谁沟通以及得到怎样的结果，然后在每天结束工作后记录当天任务的完成情况并复盘：是否存在风险？该如何安排明天的工作？——当然你也可以把这些简称为「日报」。除此以外，我还要去了解行业发展趋势和热点，国内外优秀互联网公司最近又推出了什么新 App、新功能等等，就需要有工具去整理并归纳这些资料以及尽量高效。

通过工作，我首先接触并掌握的个人管理内容是信息管理也可称为知识管理。

这个时候我的「好帮手」是笔记类应用，我用的是印象笔记。以「工作记录（日报）」为例，从 2013 年 8 月开始到今天，我会为当前所在公司建一个笔记本，以月为维度在里面建笔记，再以日期 + 工作天数作为标题进行每天的工作记录。

实践了 8 年后，我的体会是这种方式首先带来了工作的便利性，因为很多公司都会要求员工提交日报、周报、月报中的两项或三项，如果以「日」为单位进行记录，周报就可以用每日的工作记录汇总后整理形成，同理，月报又可以用每周的工作记录汇总形成；其次是简单易操作，形成习惯之后就可以形成「肌肉记忆」，特别是有时候临时需要你交些东西出来，比如补一个文档啊，职级评定的时候要写自己做过什么事儿，就可以从这些记录里快速提取出所需内容。还有很重要的一点是帮助自己复盘，可以看到自己的工作状态，是不是陷入了琐碎的细节而忽视了全局，是不是需要再沉淀沉淀为下一个机会做好准备等等，这部分是根据记录的内容来进行分析和总结的，后面有机会可以展开讲讲。

生活中的尝试

在工作开展得如火如荼时，我对生活的不满依然存在，然后我试图借助新的工具去找到解决方案。就跟找第三方咨询公司来解决本公司业绩下滑问题，或者引入外部软件系统来提高企业运营效率一样。除开印象笔记、我还用过 OneNote、熊掌记（Bear）、Better Notes 等笔记类应用 —— 来记录生活中的各种信息和随时随地冒出来的想法。还有在 2018 年首发时就开始使用的 Notion，以及 Things 3、滴答清单、Microsoft To Do 等基于 GTD 思维的应用。

使用了以上各类工具后，我发现问题并没有得到解决，我还是会对生活感到迷茫，甚至偶尔觉得自己一无是处。以 Notion 为例，它很强大很全面自由度也很高，但用了不到一个月我就放弃了，因为我当时的状态不是有思路、有方向，借助工具去实施就行，而是变成了我去学习 Notion 的架构然后来调整自己。结果就是不断尝试新工具，无法坚持使用就放弃，再尝试下一个。

直到 2019 年的某一天我觉得不能再这样下去了，然后拿起笔翻开笔记本，用最原始的方式一笔一划写下了自己想解决的问题以及当下正在做的事。也就是在我忘记个人管理是什么的那一刻，我才真正开始做个人管理。转眼间三年过去了，我终于有了成形的个人管理方案。

方案

下面进入正题。

需注意：每个人的生活轨迹都不一样，我们无法复制别人的人生，所以我的方案只是一个思路，如果对你有所启发那再好不过了。

步骤：范围-目标-Routine

首先，如上图所示，我的方式是先把个人管理的范围标注出来，因为我的脑容量有限，2019 年只能处理写作、拍视频和学习这三个部分。2020 年在我派上看到了也谈钱老师的文章后，受到启发，我把范围归类为了输入和输出。再步入 2021 年，我的个人管理能力在两年的实践后确实得到了提升，所以范围得以扩大，增加了财务这个类目，并把生活独立为一个类目。需要说明的是，这里面没有涉及到工作的部分，因为产品经理的主业这个项目是需要独立管理的。

明确了范围，第二步就是给每个范围设定目标，这一项是和时间挂钩，因为我是以年为单位进行的个人管理，所以我首先会定一个年度目标，然后再往下拆分到月度。

这样的拆分还有助于验证目标的合理性。假设我的财务目标是 2021 年总存款突破 1 万元，那么我就知道每个月至少要存 835 元，如果我一个月的固定收入是 1000 元，那这个目标就不太合理，因为每个月只花 200 块对一个成年人来说似乎不太现实。再举一个好玩儿的例子来说明目标的重要性，单身的朋友可能有被家里催婚的经历，我自己就遇到过，有个好朋友正在经历，她说她妈妈把她结婚这件事当成一个很大的项目，一旦找到了目标 (相亲对象)，就会盯着结果看，所以她基本不会去和相亲对象接触，因为只要目标不成立，就不会有围绕目标展开的行动，那这个项目都可以不立项。

到了这一步你会发现自己个人管理的类目是环环相扣的，比如财务目标也依赖输出，因为财务中的收入有一部分来自输出的收益。而输出目标依赖输入，不看书不学习的话输出质量就不会高。

那么第三步就是通过月度目标，我们自然推导出每周和每天的目标，以此形成自己的「Routine」。最开始我是看博主的视频了解到这个词，比如护肤 routine，而今年实践下来发现这个词也特别适合放到个人管理中，它的中文意思就是「例行公事」，Daily Routine 就是日常工作。因为我的所有目标都离不开每天的执行，如果不做就完成不了，如果只做某一天也不行。

从上图中可以看到，我的每个大类目下还有小类，这是实践了 3 年后我才总结出来的，如果你跟我 19 年的状态一样，那不要紧，一步一步去做就能找到自己的方向。在你有了范围和具备可行性的目标后，其实心里就没那么迷茫了。

此时我们需要落实到每天的行动上，我感受最深的一点是一定找到那个能让你坚持下去的方式，比如我的 Routine 里，就用到了 3 个简单好上手的工具，以输入类目为例，我的 Routine 就是用每天早上用 Trello 记录昨天的计划进度，回顾本周一定下的计划，然后写下今天要做什么。同时还会用 Flomo 随时随地记录学习资料和想法，有些成体系的东西就汇总到石墨文档上，最终把每月的实施情况在石墨文档上进行总结，以此来实现年度目标：

Routine 的好帮手：Trello

如果没记错的话，Flomo 和石墨文档都是在我派上了解到的，如果大家感兴趣可以去搜看看。因为相较于客户端我个人更喜欢在线应用（懂的都懂：被手动保存支配的恐惧），所以帮助我做好个人管理的这三个工具都是基于这个场景的，下面我介绍一下 Trello 这个好帮手。

我是在 2020 年接触到了 Trello 的，它是一个免费的在线团队项目管理的软件，基于「看板管理」。因为咱们一个人就是一个团队，所以用这个软件是理所应当。当然它的主要特点是上手快，从主页就能看出来，结构很清晰，突出的是帮你快速定位的功能，如全局的搜索和看板的筛选，我们刚开始可能没有这么多看板，但随着时间的推移，或者当你跟家人、朋友或同事一起来使用时，就会发现这就是效率本身。

在这里我不是一个个人管理的类目对应一个看板，因为一开始我用这个工具的时候只是想尝试，就觉得从常见的「待开始 + 进行中 + 已完成 + 停滞」这四个状态去展开，然后用着用着发现很轻松地在坚持使用，并且它能适应我的调整，后面再新建了护肤和 idea 这两个看板去做。侧面也体现出 Trello 的优点：即使你的逻辑结构发生了变化，它的功能依然能承接住。同时我也建议，不管是做个人管理，还是单纯使用一个新工具，开始时不必把所有功能都覆盖到，就从最基础的开始用。

假设你的个人管理方案已经确定好了范围、目标和 Routine，那么你可以跟我一样把先个人管理作为一个看板，点开个人管理看板：

看板下的结构是：列表 - 卡片 - 描述 + 活动。这一年多来我不断地调整优化，现在仍然保留了一开始以项目的状态来生成的卡片，同时以「Routine」作为最核心的卡片，记录和参考对应输出和生活类目，购物清单用来对应财务类目，设计是我很看重的部分，所以也单独生成了一个卡片来管理。

从 Routine 和购物清单这两个列表可以看出都是以时间维度展开的，但又有所不同。首先是因为我们把年度目标拆分到了月度的，需要每个月都进行总结复盘，才能更清晰地看到自己离年度目标的距离，所以需要以时间作为维度。而 Routine 是以一个月下面的周为一个卡片，购物清单是以一个月为一个卡片。是因为购物行为并没有那么频繁，不是每天都在买东西，甚至一个月可能只进行几次消费，Routine 是每天都要记录的。当我完成 11 月的总结后，我就可以把 Routine 这个列表进行归档（为了不让整个看板变得很长），然后再新建一个 12 月的 Routine 列表。同理，当我完成 2021 年总结后，我就可以把 2021 年购物清单这个列表归档，再新建一个 2022 年的购物清单。

这就是 Trello 的优点：它能完美适应你的需求，想怎么设置就怎么设置，并且不会让你的管理内容变得又臭又长。特别是对像我这样的新手，本身没太多要管理的东西，如果工具的结构不清晰，反而会增加复杂度，做着做着就觉得好麻烦，要点开这个页面去设置，又要回到上个页面去修改。

让我们再点开 Routine 下的卡片来看：

其实我用的功能也很简单，就是在描述里做一个记录，在本周一开始时把上周的计划回顾一下，哪些是完成了的，哪些是没完成的，再定下本周的计划。然后在活动里写一下每天的计划和完成情况。以我写这篇稿子为例，周五就安排了这一件事，然后第二天早上来更新下昨天完成了 65%，周六周天继续写。可以看出，这个工具并不能帮你提高做事的效率，该拖稿还是在拖。然而在我养成去记录的这个习惯上，它着实帮了我一把。回归本质，记录的力量对我来说堪比复利，它是搭建起属于你自己的高楼大厦的一砖一瓦，也是管理的基础。

最后

其实我现在来看都能发现自己这个方案的瑕疵，比如我的年度目标只有一个「每月读一本书」，而我的输入项还有很多，我都没有去制定对应的目标。还有我的 Routine 里面，在制定本周计划时，其实我的执行还是经常脱节。

并且写完这篇文章后我觉得自己很愚钝，这些年浪费了太多时间。

所以哪怕你看了这篇文章依然没有一个具体的思路，或者并不觉得我的方案好，都没关系，不要放弃，解决方案总比困难多，只要你开始。

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