编注：本文是「少数派 2019 年度征文活动」的入围文章，本篇征文的投稿赛道为：效率有心得。本文仅代表作者本人观点，少数派对标题和排版略作调整。

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面对越来越多的工具，对于一个爱折腾的人来说，很容易就光顾着玩工具，忘记自己本来的目的——用工具提高自己的效率。每每看到一个新的强大的软件就想去折腾一番，以为体验完就能确定最终的那个软件。但结果往往是在这个软件里留下一点资料，在那个软件里留下一点资料，最后告诉自己，这么乱还是算了吧，不整理了。一切又回到最开始的状态。

为了打破这种「快乐折腾」的状态，在 2019 年我最终选定了两个工具——DEVONthink & Notion。选择它们是因为它们强大的功能能够帮我构建一个完整的知识体系，对我的个人知识进行全面的管理，也就是 Personal Knowledge Management。同时也能避免我的资料散落多处，提高我的知识利用效率。

PS：PKM 是一个巨大的话题，本文只挑个人使用过程中的重点讲。另外，这两个软件非常强大，但本文不做太多介绍。无论对 PKM，还是对两个软件功能有兴趣，可以考虑找书看和在少数派搜软件名称。

为什么要做知识管理

未来的帝国是建立在脑力上的。——丘吉尔

如果这句还不足够让你重视「知识管理」的话，我还有一些对我而言比较重要的理由。

信息爆炸导致注意力分散

在百度和谷歌搜了下「互联网每秒钟产生多少数据」，找到的一个相对靠谱的答案。谷歌公司高级副总裁兼法律总顾问 Kent Walker 在 2014 年曾经指出：「截止到 2000 年，人类仅存储大约 12 EB 的数据，但如今，我们每天产生 2EB 的数据。过去两年的时间里产生了世界上百分之九十以上的数据。」

2EB 是什么概念？相当于 2097152GB。

还是没有概念？一部超清版的电影按 2GB 计算，一天相当于产生 1048576 部电影。《阿凡达》拍了 2 年才拍完，如果算上创作时间，那就是 14 年。

这还只是 2014 年。

那么，信息爆炸和知识管理有什么关系？这里就涉及到一个长短板理论了：

• 李雷所有技能都达到了 70 分
• 韩梅梅大部分技能都达到了 60 分，有一项技能达到了 90 分

你是老板，你选谁？

面对信息爆炸，我们很容易就步入一个状态：今天看到这篇文章说 Python 对自己对工作效率有帮助就火急火燎地跑去学 Python，明天看到 PPT 能帮自己升职加薪就开始学 PPT，后天看到别人画画很好看，就立刻剁手买了部 iPad Pro。一年后的初始，制定目标的时候把 2019 年的目标的「2019」改成「2020」。

而知识管理有一个重要的使命就是帮助你强化自己的某一项长处，让它成为你的核心竞争力。所以在面对信息爆炸的时候，我们更应该做好知识管理，避免注意力分散，让自己成为「韩梅梅」。

搜索并不能解决自己一无所知的状态

互联网每天产生不少于 2EB 的数据，换言之，我们遇到任何问题，互联网应该都会有答案。事实上，我们也是这么做的，每遇到一个问题，除了做伸手党，多数人还是会先打开百度或谷歌搜索一番，基本上也都能找到自己所需要的答案。

但很明显的，尽管我能够轻易地找到答案，我还是不懂。像极了做作业啥都不懂，看答案立刻就懂，一到考试立马懵逼。

为了解决这种无知状态，我必须要做好知识管理。

搜索筛选成本过高，效率过低

记住一个知识点最好的方法是什么？

对我而言，是多错几遍。

当下，我遇到一个问题，多数情况后面也还会再次遇到。比如已故的 VLOOKUP，当时我就是用了搜了好几遍，用了好几遍才记住正确用法。但一段时间不用后，又只能重新搜索。

而搜索经常会出现很多相关结果，不是你直接需要的那个结果，更别提恼人的广告了。但如果我在一开始就有把这些结果都存档的话，就不需要重新筛选结果。

如何做好个人知识管理

对于这个问题，我们也可以换个问法。个人知识管理有哪些步骤？

1. 学习知识。
2. 保存知识。
3. 共享知识。
4. 使用知识。
5. 创造知识。

以上文提到的 VLOOKUP 为例：

1. 学习 VLOOKUP 的用法。
2. 将搜到的 VLOOKUP 的普通用法、高级用法、其他可代替函数方法都存档。
3. 教会别人怎么用 VLOOKUP。
4. 工作过程中用 VLOOKUP 解决匹配问题。当 VLOOKUP 失效时，懂得用 INDEX + MATCH 替换。
5. 遇到一个新的问题，利用辅助数列或和其他函数组合，创造性地用 VLOOKUP 解决。

为什么选择 DEVONthink 和 Notion

这里涉及两个问题——文件管理和笔记管理。尽管 DEVONthink 也有强大的笔记功能，但由于我嫌弃它丑，所以它专职做文件管理，Notion 专职做笔记管理。

DEVONthink 和 Notion 是什么

尽管少数派读者应该十分了解，但还是简单做下介绍。

• DEVONthink 是 macOS 上一款强大的文档管理神器，堪称增强版的 Finder，不仅能够直接预览绝大部分格式，还有一些 Finder 不提供的强大功能
• Notion 则是一款全新的笔记软件，堪称次世代的笔记，除了拖拽逻辑以外，强大的多媒体模块提升笔记的可视化，数据库模块能够让笔记取代许多低频软件，增强个人的数据无纸化、存储和联动

我为什么选择这两个软件

DEVONthink：

• 支持绝大部分格式，可以直接预览
• 文件以数据库 bundle 直接存储，软件是本地客户端，即便公司倒闭，所有文件还是在我手里
• 三个强大的功能
  • 强大的剪藏功能。iOS 和 macOS 均可剪藏至 DEVONthink，并且有多种剪藏格式尽可能帮你保存好资料，避免格式错乱
  • 人工智能搜索。尽管对中文搜索支持一般，但强大的 See Also 和 Classify 还是能够帮我找到需要的文件，并且在多次调整结果后，推荐和搜索结果越来越准确
  • Replicate。一份文件归属于多个文件夹，每个文件夹复制一份会造成文件冗余。用 Replicate 就能复制一份指向文件，有修改均能同步

Notion：

• 免费。薅到早期羊毛，老用户不会不如狗了
• 美观。论笔记美观程度，Notion 第一，在座各位应该无异议吧
• 数据库模块。让自己的各种数据进行了深度关联，比如我把自己的日记、记账本、饮食记录、旅行日志、阅读记录、任务管理系统、目标管理系统等等进行了不同程度的关联。等 API 出来后，相信还会更加强大，看看隔壁 Coda 就不言而喻了

两个软件的管理体系是不同的

DEVONthink：杜威十进制分类法

由于 DEVONthink 本身更偏向文件管理软件，所以我采用的是文件夹 + 标签管理的方法，而文件夹管理体系则是用的杜威十进制分类法。

杜威十进制分类法是由美国图书馆专家麦尔威·杜威发明的图书分类法。在美国，几乎所有公共图书馆和学校图书馆都采用这种分类法。该分类法以三位数字代表分类码，共可分为10个大分类、100个中分类及1000个小分类。——取自维基百科

通过这个分类法，我将自己的文件主要划分为两个数据库——个人和工作数据库，然后每个数据库都按照 MECE 原则划分了不同的文件夹，表示自己其中一个领域。有相关文件产生的时候，直接将文件移动进去。需要查阅时，只要知道归属哪个领域，即便不用搜索功能，我也能迅速找到需要的文件。

Notion：PARA

由于 Notion 是一个真正无限层级的笔记软件，而杜威十进制分类法的三级分类显然不适用于 Notion，否则就限制了它 Wiki 的能力，因此我采用 PARA 的方式进行分类。

PARA 是 Facebook 上一位 Notion 大 V 用的信息管理系统，把 Page 按照以下模块进行分类： P：Project，一个个与目标相关的项目；A：Area，一个个领域，我的理解就是你的身份角色；R：Resource，持续关注的主题；A：Archive，其他

所以我先用 OKR 制定了一年内想要达成的目标，再制定年、季、月、周计划，然后将项目和任务管理系统与 OKR 和计划进行了关联，用它们对我不同的领域的产出进行记录和追踪，保证我能达成目标，在不同领域成为一个 better me。

案例：如何学习 CFA

前面讲了那么多理论，接下来就用一个案例讲下自己是怎么联动这两个软件，以管理自己的知识。

去年鬼使神差地报考了 CFA Level 1，拿到教材后发现要考的知识点非常多，又是全英文，略微有些后悔。但钱都交出去了，只能硬着头皮上了，毕竟是 9000 块人民币呢。

保存知识

由于报考后是会先拿到考试资料的，因此保存知识前置了。我将官方教材、教材中提到的论文、网上找到的资料（比如题目）等等分好类别存储到 DEVONthink 中。

这里有两种方式，第一种先建好文件夹，然后再拖拽进对应的文件夹；第二种是将文件夹拖入 Finder 侧边栏的全局 Inbox，然后再归类，这其实就是 GTD 的思想。个人更推荐第二种。

不用担心导入速度，试过导入 10 几 GB 的视频，印象中也是在 1 分钟内完成。

导入后，给每个文件按照需求打标签、写评论、评分，以备回顾。

而无论在 iPhone、iPad 上浏览文章时，或者在 Mac 上利用其他软件制作材料时（比如用 MindNode 画导图），都可以直接导入 DEVONthink 的全局 Inbox。

剪藏能力比印象笔记还要强大许多，只要你认真整理，文件一定不会乱。

学习知识

学习主要分为两段时期——初学和复习。

在初学阶段，会从 DEVONthink 中取出资料导入 MarginNote 或 Notability 中学习，完成后再导出带笔记版本的存回 DEVONthink。值得注意的是，DEVONthink 能搜索手写中文。

在复习阶段，我会重新看笔记，并将自己不熟的知识点用康奈尔笔记法整理到 Notion 里，以便随时回顾。

共享知识

同样也是两种方式。第一种，把 DEVONthink 作为服务器，可以把资料共享给你的朋友，但这样要保持电脑一直在线。所以我采用了第二种方式，把我在 Notion 里的笔记共享给了朋友。

当然这只是分享信息，共享知识讲的是主动输出，在对方有需要的时候能够给对方讲清楚这才是真正的共享。

使用知识

有一天，我的一个朋友突然问我要怎么取到一组数据的第三个四分位数。

第三个四分位数其实就是一组数列按照从小到大排列后的处在第 75% 位置上的那个数。这也许是大多数人能记住的程度了。但如果这一组数据中没有任何一个数处在 75% 的位置时，要怎么办呢？这个知识点虽然不难，但很少有人会记得。

不过我倒是记得刚在「数量」这个科目里学完，所以就搜了下 DEVONthink，在我合计 18 GB 的两个数据库大概花了 5 秒钟时间就找到了需要的知识，然后教会了我朋友。而更重要的是，自己对这个知识点的印象更加深刻了！

创造知识

这一环节暂时还不敢说什么，毕竟还在备考阶段。但是利用 DEVONthink 强大的人工智能技术，相信当自己这方面的资料积累到一定程度时，我一定能够创造出属于自己的投资逻辑和投资体系。

新年最大的愿望是学成后做空美国哈哈哈哈哈。

以上就是 2019 年我用 DEVONthink + Notion 完成个人知识体系搭建的全部内容。这两个软件非常强大，其中很多强大的功能几乎没提，没有过多的叙述，因为本文重点并不在此，而是在于如何利用这两个软件提高个人知识管理的效率。

最后，祝愿大家 2020 年都能发大财，对你有一点帮助的麻烦充个电感谢哈哈哈哈哈。

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