从 iOS 提醒事项开始，入门任务管理

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文章代表作者个人观点，少数派仅对标题和排版略作修改。

不知道你有没有这样的困扰：

踏入社会以后，我们的身份一下就多了起来，配偶、子女、员工、朋友......作为个人，我们要肩负自己的成长；作为配偶，我们要照顾自己的伴侣；作为雇员或雇主，我们要做好本职工作。不同角色对应着不同的任务，繁多而复杂，常常让我们在生活中疲于奔命，手忙脚乱。

生活中杂事很多，不记下来总是会遗忘，可记下来放到备忘录或是提醒事项中又常常拖延。要么就是让小事占了自己一天的安排，常常瞎忙活一通。回顾一天的工作，总觉得毫无收获。

如何你也想摆脱这种状态，那么，现在正是学习任务管理的最佳时机。别担心，这并不难，它只需要一些基本的记录和规划就可以上手。希望本篇文章可以成为你的任务管理入门之作。

我为什么提倡用提醒事项来进行任务管理

工具上，有很多功能强大的 app，如 OmniFocus、Todoist、滴答清单、Sorted 等，在工具软件百花齐放的今天，我为什么要选择「提醒事项」来进行任务管理，它的功能真的够用吗？

作为苹果初代原生 app，「提醒事项」在历经几次重大更新以后，已经从之前的「勉强可用」变成了「完全胜任」的状态。在功能上，不仅加入了列表组和任务组，还支持强大的过滤系统和标签组，支持多人任务分配，完整具备了 GTD 理论所需的全部功能；在易用性上，加入了自然语言的识别，可快速添加时间、地点、重复、网址等属性，并支持自定义标签颜色、图标和智能列表的自定义过滤。

可以说，这些功能的加入，让「提醒事项」真正跻身于任务管理工具之列，免费易用、原生系统级 app 就是它的最强竞争力。毕竟，谁会拒绝一个免费的奶酪呢？

除开功能上的考虑，简单易用也是我选择它的核心要素之一。

一个简单的工具，不仅能帮助我们快速上手、聚焦重点，理解功能背后的理念和意义，还能避免被繁多的按钮吸引注意力。

毕竟对新手来说，一上来就面对满屏看不懂的按钮和复杂界面，劝退的感觉是尤为强烈的。选择一些简单的工具，在心理上也更容易接受。

下面，我想就我最近使用提醒事项管理的一些心得，分享我是如何用「提醒事项」来践行「任务管理」理念的。

任务管理五步法

不管有没有尝试过任务管理，你一定都听过 GTD 原则，这是一套任务管理的黄金法则，按执行顺序分为收集、审视、分类、回顾和执行这五个步骤，让我来为你一一介绍。

第一步：收集——从一个点，牵出一堆事。

目的：在这一步是将你的所有想法通通放到到一个名为「收集箱」的项目中，收集箱中的项目可以是你想到的任何任务，随便一个想法或者要做的事（大部分都是要做的事）。重点是记录，不要遗漏脑海中的浮光掠影。

常见情况是，你会先想到一件事，然后顺着一件事想到另一件事。比如我先想到「今天要写一篇任务管理的文章」，然后想到这个任务需要「收集相关的素材」，可能突然会想到「跟某本书相关联，去翻一下这本书」，最后还想到「今晚要做菜，5 点半前把菜买好」，你可能还有一个「晚上跑步 15 分钟」的习惯，或是突然想到「某个视频的电影值得一看」。

在如此之多的任务下，如何抓住重点，合理根据自己的时间精力安排任务，就变得具体起来。不过放轻松，现在你要做的，只是一股脑儿的把你能想到的所有任务丢进这个名为「收集箱」的盒子里，然后就不用管了。

操作：

打开 iOS 端的「提醒事项」，可以看到界面被分成三块，从上到下分别对应「置顶列表」「我的列表」和「标签」，以上三个板块会在第三步中进行详细介绍。
我们点击右下的「新建列表」，命名为「收集箱」，可以看到「收集箱」出现在了「我的列表」中，然后在「收集箱」中添加你最近需要完成的几件事。
接下来进行简单的设置，我们点击系统的「设置」，找到「提醒事项」，点击进入，将「默认列表」改为「收集箱」。这一步的目的是把我们记录的任务默认放到「收集箱」中，方便我们之后的统一整理

总结：GTD 能高效运行的底层逻辑，基于一个简单的心理现象——蔡格尼克效应：未完成的任务会占领我们的大脑资源，直到我们将其完成或记录。

当各种各样的想法被我们记录以后，不仅可以避免遗忘，还能解救我们的神经，让我们不必时刻提醒自己应该做什么，专注于事情本身。

第二步：审视——留下具体有用的想法

目的：在这一步，需要将之前的想法审视一遍。这步的关键在于排除那些不重要的想法，留下可以执行的任务，并将其具体化。

例如你在审视收件箱时发现「家乡真美，想给它装修一下」，这显然是个不切实际的想法，你要做的就是迅速将类似的不能实现的想法划掉，留下那些真正可以执行的任务。
如果某个想法有助于实现哪个任务，比如「书本 28 页记录了相关事实」有助于「进行写作」这个任务的实现，那么将其标注在该任务的备注下即可，而不是把它当成一个任务。
还有一类任务称为「2 分钟任务」，具体指那些不用花费太多时间的任务，你可以给自己设定一个类似的「2 分钟任务」，如果这件事现在完成比之后完成的效率更高更快，你就应该立即执行，一般这个时间我会划分到 15 分钟以内，只要不影响我做最重要的事，一般看到了我都会立即处理，防止任务的堆积。
在划掉想法的过程中，有一类想法不是某个具体的任务，而是一个项目，比如「学会编程」「学习摄影」「学习英语」，对于这种复杂的项目，显然不是一条任务提醒可以解决的。我的建议是先考虑可行性，也就是这个任务是否有必要执行，如果你现在心里还没有答案，建议将其设置为3天内一直可见，等到3天过后，如果你觉得当下还没有时间精力去完成，就果断将其划掉。
如果实在不忍心就新建一个「想做」的项目列表中，暂且将其放入，或者放到备忘录中。如果你觉得该计划值得执行，那就先试着将任务分解，这自然是需要一定思考的，你可以挑个精力充沛的时间，好好将某个项目分解一下，将分割的项目融入到你的每一天中具体执行。

我们之所以会放任任务堆积，是因为我们既不想行动，又不想错失了一个好想法，于是就放任想法随意地堆积在任务列表中，抢占我们的注意力资源。在这些堆积的任务中，那些未来可能会做的任务占了很大部分。堆积的任务会迅速让我们的任务系统走向崩溃，所以请你一定好好花时间想想这些任务是否真的重要，并且值得去做，如果你真的不想丢弃一个好的想法，那么也应该以一种好的行动去正视它们，否则堆积不过是轻视想法的另一种选择罢了。

确认所有的任务都是可执行的状态后，我们就需要对任务进行具体化，标准是「能让任何外人一眼看到就知道怎么执行」。

操作：以「下午去公园跑步」为例，我们需要写上具体的时间、日期和地点：「今天下午 6:00 我会在 XX 公园跑步 3 km」，让提醒事项在开始前的半小时提醒你，以提早做好准备。

点击任务，会出现「添加备注」的灰色小字，可以写上跑步的注意事项，如携带矿泉水、遮阳帽等。
点击任务后，屏幕中间的键盘会出现 5 个图标，从左到右分别对应「时间日期」「位置」「标签」「旗标」「图片」属性，我们只需要点击对应的按钮设置好属性即可。（注：旗标代表任务的优先级）
因为对自然语言的支持，在输入「今天下午 6 点」时，系统会自动识别出日期和时间，字体显示为蓝色状态，自动跳出「建议日期」，点击「建议日期」就会给任务附上对应的属性。
如果识别的不是很准确，可以在任务的详细信息中更改。点击任务右边的图标，我们会看到关于这个任务更详细的信息，在日期和时间中更改即可。在任务的详情界面，还有一些其他栏目，简单介绍如下：

「URL」：用以填入文章或视频的链接，方便直接跳转；
「优先级」：代表任务的重要程度，用感叹号表示，叹号越多越重要；
「子任务」：表示这个任务下的其他任务，在编辑任务信息时向右滑动可以缩进为上个任务的子任务。

总结：这一步完成之后，剩下的任务都是具体可执行的状态。接下来，我们需要像整理图书分类一样，分门别类地将不同标签的图书放到对应的书架上。

第三步：整理和归类——用标签和列表给任务分类

回看前两步，我们会发现所有任务都放在收集箱中，虽然一眼看上去都是可执行的状态，但紧密地堆积在一起，会让我们抓不住重点和主题。

用标签和列表给任务进行分类，搭配「提醒事项」的「智能列表」功能，可以让我们实现灵活的搜索和过滤，迅速找到某个情境下适合的任务，比如「三天内最重要的任务」「适合今晚做的任务」，厘清重点，快速行动。

列表

列表是我们最熟悉的文件夹层级，一对一的方式能让我们在某个层级下快速找到对应的任务。例如《三体》是在小说的层级；《两性关系》是在情感的层级；《国富论》在经济的层级。按照个人关注的不同，我们可以在项目列表中建立自己的主题。

比如我个人就建立了「个人提升」「装修」「工作」「生活」4 个主题，再将「个人提升」细分为「阅读与写作」「工具方法」「健身」的子列表。每次处理收集箱的时候，我都会按照任务属性将其归类到对应的列表中。

这一步有助于我们了解自己关注的主题，并将重要的任务从中筛选出来，让我们在查找相应任务时也更加地得心应手，不会被其他干扰。

注意：建议细分到 2 个层级就已经足够（参考图例），系统层级过多反而会增加查找的难度；层级之间必须互相独立，不重复内容，一眼看到就知道是什么归类即可。

在任务管理中，标签的作用在于快速找到任务，我个人常用的标签一般是「精力」「任务状态」「优先级」和「截止日期」，其中最重要的两项就是「截止日期」跟「优先级」。为了高效筛选，以适应在不同场合和情况下需要优先处理的任务，我们需要给不同的事件打上不同的标签。

操作：在提醒事项中，我们点击一个任务，点击中间图标的#键就可以为事件添上标签。

总结：对于比较需要时间和注意力的工作来说，那些「高精力」「高优先级」的工作就可以被优先安排在重要的时间节点，避免被杂乱无序的临时任务冲散精力。同理，将「低精力」「优先级低」的任务安排在不是那么有精神的时候，比如在一天劳累工作回家后，我会用筛选的功能，将那些「低精力」「简单」的任务筛选出来，避免精力不对等的任务出现在夜晚。

提醒事项中自带优先级的标签，你可以用「旗舰」，也就是旗帜🚩形状的图标实现优先级区分，也可以点击「详细信息」，在倒数第 4 栏中找到「优先级」的栏目，进行更详细的优先级分类。需要注意的是，只有少数的任务才需要标上优先级，这样才能区分出重点，方便我们分配任务。

对于那些重复性的习惯，我个人会打上#习惯 的标签，提醒自己保持每日的完成打卡，对于那些尚未想清楚是否要执行的事情，则会打上一个#待办 的标签。在 iOS 的智能列表中，你可以通过标签实现个性化的筛选方式，用来匹配不同场景下的任务处理要求。

操作：

点击右下角的「添加列表」——「制作智能列表」——将「优先级」设置为「高」；
点击「日期」——「相对范围」——设置为「在未来 3 天」；
命名列表名称为「三天内重要」，点击右上角的「完成」。

以上，我们便获得了一个「三天内优先级最高」的过滤条件，它以列表的形式出现在列表的底部，我们可以长按这个列表，点击「置顶」，列表会以圆角矩形图标的形式出现在我们任务列表的最上方。其他同级的圆角矩形列表，也是以相同的方式标记的，你可以长按它们，获取对应的信息，取消置顶或是删除，以搭建自己的置顶信息栏。比较可惜的是，目前还无法对置顶信息栏进行移动排序，在后续的更新中可能会加入该功能，届时就会更方便地进行列表展示。

总结：标签的使用象征着对任务管理的进阶需求，当你需要越来越多的标签区分不同种类的任务，往往也意味着你对任务管理的理解和使用达到了一个新的水平，现有的 app 也渐渐无法满足你的需求，此时就是迈向更高阶 app 的最佳时机，如滴答清单（初阶）、Things、Todoist、OmniFocus（高阶）等。

第四步：回顾和排序

在这一项中，我倾向于根据重要性和截止时间安排好各个任务之间的排序。认真梳理一天的安排，如果某个任务没有明确的时间，就按优先级来进行排序。在「提醒事项」中，你可以点击任一列表，点击右上角的三个点，在「排序方式」中选择「优先级」，任务就会按照优先级的排序方式出现在列表上，用以查看我们一天内最需要完成的几项任务。同时，你也可以按「截止日期」给事件排序，达到按时间排序的结果。

第五步：执行

通过第三步的整理和归类之后，你现在应该已经学会了应用「智能列表」来汇集任务的方式，我们可以制作不同的过滤方式，实现任务的快速汇总和执行。例如「这周内的重要任务」可以按「时间」和「优先级」的标签过滤，「适合状态不佳时做的任务」则可以按「2分钟任务」「低精力」等类似标签进行任务聚集，以达到快速实现的效果。

写在最后

如此下来，我们就已经完成了从一个想法产生到执行的全过程。你可以看到，目前的「提醒事项」已经可以较好地完成 GTD 所需的全部功能，甚至游刃有余，在易用性上实现自己独有的优势，例如可以在跟某人发送短信时进行提醒（可惜暂不支持微信等第三方 app ）。虽然横向对比其他老牌任务管理工具仍有缺陷，例如没有看板视图，没有任务状态，没有习惯打卡和日历、时间线等功能，但它就像一个茁壮成长的孩子，在未来随着 iOS 系统的更新仍然存在无限可能。

就我个人来说，目前最大的遗憾莫过于缺乏「提醒事项」跟「日历」的联动。「日历」作为老牌原生 app 之一，如果能支持从提醒事项实时同步到日历中，通过更有组织的周视图和月视图查看任务安排，将会成为杀手锏一般的应用。虽说目前可以通过一些快捷指令或第三方 app 实现（FirstSeed），但更希望苹果官方能将这个功能纳入考虑。届时的「提醒事项」必然拥有更加强大的竞争力跟生命力。

希望你能用好现在的「提醒事项」，发挥真正的用处，搞定计划跟琐事。

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