前言

记账这件事情，是我坚持最久的习惯之一，期间中断过几次，也尝试过不同的工具和方法，其中实践最长的一个工具是：飞书多维表格。

通过一年的实践，我用飞书多维表格从简单的收支记录，到预算管理、收支管理等模块，拓展成一套「个人财务管理系统」。

本文就来分享下，为什么用飞书多维表格以及具体的操作实践。

为什么要记账？

关于为什么记账这个话题，本文不做过多探讨，简单分享下我自己的思考。

我记账的原因之一，就是希望把消费数据结构化。没有结构化的数据，就无法进行分析洞察，也就没办法优化自己的消费习惯，这是我在工作项目中获得的一点思考。

以消费来举例，当我想知道这个月花了多少钱？今天花了多少钱？花在了什么地方？哪些可以省下来，哪些可以多投入些？如果没有记账，我就只能去一个个APP中找，而且是一个个独立的数据，没有办法从全局的视角去回答上述问题，也就无法进行分析。

而记账的目的，就是汇总这些消费数据并且将其结构化。这笔消费类型是什么？用的哪个账户？通过拓展这笔消费的数据信息，将其结构化，我们就可以对其进行分析，从而优化自己的消费习惯。

为什么选择多维表格？

曾经也使用过不少工具，包括传统的 Excel 和记账 APP。对于工具，我始终有个观点：不要去适应工具，而是要用工具满足自己的需求。每个阶段可能自己的需求不一样，因此使用的工具也在不断变化，以满足我不断迭代的需求。

最开始我使用的是 Excel 来记录自己的账单，Excel 确实很强大，基本可以满足记录和简单的数据统计需求。但一段时间后，发现有个问题，就是记录太麻烦了，每次记录都必须用电脑操作才行。

于是我的需求就迭代为，不仅要记录还要方便记录。这个时候开始考虑记账 APP，手机端就可以完成。经过对比，选择了钱迹 APP，页面简洁无广告，功能也很全面（自动记账的 APP 出于隐私原因没有考虑）。

使用钱迹 APP 大概 1 年左右，这个时候经已经积累了 1 年的消费数据，我希望可以用这些数据进行一些可视化分析，看看我自己的消费习惯。但当时钱迹 APP 的数据报表模块功能还不是很完善，无法满足我的需求。

于是我的需求变成：方便记录 + 数据展示 + 可视化。恰好飞书多维表格更新了数据仪表盘功能，我想刚好可以满足需求，于是就有了尝试使用多维表格来记账的想法。

多维表格相当于是一个小型的数据库，在数据管理上和 Excel 差不多，但飞书多维表格有两个优势：

1. 记账简单。得益于飞书多维表格的表单视图，可以轻松的生成一个链接，打开链接就可以直接记录收支数据。
2. 可视化方便且美观。多维表格推出了仪表盘这个大杀器，可视化操作比 Excel 简单，且更加美观。

基于这 2 点，我决定用飞书多维表格进行记账。经过一年实践，从收支记录逐步迭代，目前搭建了收支管理、预算管理、资产管理三个模块，完全满足我的记账需求。

收支记录及分析

这部分主要由 2 个数据表及 1 个仪表盘组成，数据表用来记录原始收支数据，仪表盘用各种看板来展示统计数据。

收支记录数据表

先说数据表部分，包含以下字段：

• 消费日期：用来记录发生消费的日期
• 收支类型：单选，收入/支出/借出
• 一级分类/二级分类：所有消费/收入/借出记录的分类，这个可以根据自己的实际情况进行划分，划分原则可以参考 MECE 原则
• 账户：这笔记录影响了哪个账户，可以记录账户消费的情况
• 金额：设置为货币字段，可以设置货币种类以及小数位数
• 月份：公式类型，可以使用 Text 公式，根据消费日期得到记录所属的月份。公式：TEXT([日期],"M 月")
• 年份：同月份字段，使用 YEAR([日期])，得到日期所属的年份
• 备注

以上是「收支记录」数据表字段，同时为了提高数据录入效率，利用多维表格的引用选项，就可以实现 收支、一级分类、二级分类之间的级联选择。

首先我们需要先建一张「收支分类」的数据表，用来管理分类之间的级联关系，如图所示。

完成后，我们在「收支记录」数据表中，设置 收支类型 字段为单选，勾选引用选项，选择「收支分类」数据表/收支字段；一级分类和二级分类字段同理，只是要设置不同的筛选条件，可参考下图。

通过级联选择，不仅可以提高数据录入效率，同时也方便进行分类的管理，如果需要变更分类，那么只需要在修改「收支分类」数据表就可以实现全局的同步变更。

完成「收支分类」数据表配置后，可以直接基于数据表新建一个表单视图，就可以生成一个表单问卷，选择开启分享，打开链接就可以录入数据，非常方便。

收支分析看板

基于收支记录的数据表，可以方便的创建各种数据看板，用来直观的展示我们的收支情况。

我搭建的看板主要是这么几类：

• 数字类：用来展示关键的数字，全年总收入、支出、总借出
• 折线图：用来展示变化趋势，每月收入趋势、每月支出趋势
• 饼图：用来展示每个月的支出分类占比

基于这几类看板，可以直观的看出每个月的收支情况。具体的操作过程，不再赘述（其实很简单）。

预算管理模块

预算管理也是每个记账 APP 的必备功能，基于预算，可以用来校准自己的消费行为，避免非理性消费。

我制定预算的方法供大家参考。

首先是确定这个月有没有大额支出，例如房租（季付）、旅游、纪念日等等，在此基础上，按照支出大类设置预算。

我的支出大类包括：餐饮、房租、交通、宠物、旅游、礼物等，其中每个分类下设置大致的一个预算额度，比如餐饮，根据过往数据，每个月餐饮消费大概在 1500 元左右，如果没有其他特殊情况，那我就用这个额度作为我的餐饮消费预算。大类预算确定之后，会根据过往消费情况，设置「其他支出」为 buffer，加起来就是这个月的总预算。

预算制定完成后，会把预算填入「总预算」以及「分类预算」两个数据表。（稍后会解释下为什么是两张数据表）

以「总预算」数据表为例，分类预算表基本一样，多了个预算分类。字段设置如下：

• 月份：1-12 月
• 总预算：货币类型
• 已消费：字段类型设置为查找引用，分别设置引用字段，查找条件，计算方式，数字格式。如下图所示
• 可用金额：公式类型，可用金额 = 总预算 - 已消费
• 预算使用比例：公式类型，百分比，已消费/总预算

这里需要解释下，为什么是两张数据表？

其实是“无奈之举”，最大的原因在于多维表格的操作最小单位是字段，没办法针对单个数据格设置公式（这个 Excel 的操作逻辑不一样）所以在计算「已消费」时，没办法计算「总预算」，因为在支出记录表中没有支出类型是“总预算”。

预算分析

预算分析这里，我的需求就是看：这个月预算多少、花了多少，还剩多少？

首先是根据「预算使用比例」，去看每个月的预算使用情况，这里创建 2 个图，一个是总预算使用比例和预算分类使用比例。

其实是每个月创建三个图，分别是剩余多少、已消费多少、预算多少，当前月排序在最前面。

资产管理模块

鉴于目前我的个人资产构成简单并且少，因此这个模块也很简单。就是各个账户的余额，分为：银行卡、信用卡、支付宝理财账户、借出、公积金账户。

• 账户名称：单选，具体账户如上所示
• 账户余额：公式类型，账户余额 = 起始金额 - 账户支出 + 账户收入
• 起始金额：从某一个时刻开始的起始金额，但要注意，填入起始金额之后的每笔支出/收入记录都需要填写对应的账户，不然就会造成数据对不上。
• 账户支出：查找引用格式，引用收支记录中的金额字段并设置查找条件和计算方式。
• 账户收入：同上。
• 备注信息

资产管理看板

把账户余额做成数据看板，直观看出自己的资产数字。

写在最后

数据录入其实是收支记录中最重要的一个事情，也是相对繁琐的事情，这一步很难坚持下来。分享几个小 tips，希望可以帮到你：

1. 不要纠结具体的数字，嫌记录麻烦，直接四舍五入取整就可以，几毛几分，其实差不了多少。
2. 做不到随时记录，那就定期记录，推荐每周记录一次。
3. 支出尽量留一个出口，一个银行卡消费，然后看银行卡的收支记录就好。

记账是一件长期主义的事情。未经结构化的数据就无法洞察，记账这件事情，就是把自己的消费数据，渐渐结构化，很难说短时间内会带来什么改变，但时间长了，也许从结构化的数据中，可以洞察到自己的消费习惯，从而更好的认识自己。

最后，文中提到的「资产管理系统」我已经制作成多维表格模板，如果你也需要，那么分享给你，点击链接获取：模板链接